物流行业要如何应用OA系统来提高自身管理效率？

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春暖花开时节。泛微牵头组织的物流行业协同管理实践应用分享会在希杰荣庆物流上海总部成功举办。多家物流行业代表出席会议。共同聆听希杰荣庆物流多年来在本行业信息化建设方面的成功经验。

（希杰荣庆信息化整体架构介绍）

希杰荣庆物流供应链有限公司创立于1985年。是国内最大的冷链物流公司。

业务板块覆盖冷链、化工、普运等多个领域。为客户提供全国公路运输、配送、仓储于一体的供应链服务。

通过本次交流：

泛微作为专业的OA软件提供商。介绍了最新产品动态以及服务案例。对物流行业的信息化建设给出了专业建议；

希杰荣庆物流作为行业信息化优秀代表。向同行展示应用成果和实施经验。共同促进OA办公在物流行业的普及。

会议精彩内容回顾

一、泛微助力希杰荣庆打造高效办公

希杰荣庆拥有5000多名员工、54个子公司。自有运输车辆1500多辆、冷链车辆450多辆、运输种类繁多。想实现企业各岗位、资源、系统之间的协同办公实属不易。

公司信息总监刘永生先生提到：“2015年之前。公司在自有系统上做过二次开发。但是该系统面临：

流程概念不清晰

审批效率跟不上

投入上性价比低

是原有系统升级还是替换新的系统？

随着公司管理思想的转变。意识到专业的事还得交给专业的人去做。”

泛微OA根据希杰荣庆的行业和企业特点。结合自身多年物流行业服务的经验。协助开发了目前的协同OA系统。

该系统涵盖了信息门户、公文管理、流程管理、计划任务、采购管理和预算费控管理六大部分。

主要建设目标是实现各个职能体系的横向协同和纵向管控。

二、“7大特色管理功能”化解管理难题

1、组织权限管理

物流行业具有特殊性。组织架构的层级既多且深。分支机构和岗位体系复杂。整个系统集成较难。

于是希杰荣庆应用了泛微OA系统的组织矩阵管理。将所有分支机构都在一个系统内执行流程。

去年在泛微的配合下集成了Oracle的新系统。全面打通信息流与管理流。

整个公司组织架构以HR系统为中心。通过HR系统统一管理公司的组织架构、人员、岗位等信息。

【小结】：希杰荣庆根据行业和企业特点。对于公司复杂的岗位体系。充分利用了组织矩阵管理。完善了系统集成。

2、统一门户管理

对于一个企业而言。随着规模越来越大。企业文化的建设、执行力的打造会越来越重要。

泛微OA建立统一的工作平台。结合企业性质。搭建多种特色应用。支撑企业日常办公体系。有效地宣传了企业文化。

而且每个员工必然会接触到OA系统。

因此。希杰荣庆将OA系统作为企业文化宣传的一个重要工具。对不同层级建立了不同的门户。完成了信息共享。

【小结】：“门户”是整个企业OA系统的入口、协同办公的第一站。

3、流程标准管理

物流企业人员多、流程复杂。公司发布的资讯、任务如何快速送达每一位员工？上下级、平行部门之间如何高效协作？

希杰荣庆的流程路径长且条件复杂。不同条线发起的流程走不同节点。不同的审批权限决定是否参与审批。

泛微团队协助配置了希杰荣庆前期一百条流程。希杰荣庆掌握了系统的配置过程之后。后期的流程基本都是自行配置。

【小结】：流程是打通各个模块之间的血脉。当我们找到其中的一个信息点时。与此信息点相关的所有信息都能被提取出来。

4、计划任务管理

希杰荣庆有年度计划任务、月度计划任务、个人计划任务管理。

比如企业设定的经营目标。每个机构如何承担。相关职能体系如何去分解工作。都需要进行管理和跟踪。

任务发起困难。跨部门沟通协作难；任务太多。分不清主次轻重；拖延症严重。执行力低下……

希杰荣庆最早利用Excel来进行管理。操作效率低。而且跟踪管控的难度大。

使用了泛微系统后。希杰荣庆通过系统来实现整个管理过程。实现了任务在各条线之间的协同、跟踪和反馈。由此为基础进行执行力的打造。

【小结】：用泛微执行力平台理清各条线任务的协同。能够更好地协调团队事务。帮助公司达成目标。

5、预算费控管理

希杰荣庆从没有预算到实行预算管理。涉及到各个层级各个部门；员工从没有预算概念到执行预算管理。

若是企业没有做过预算。选择OA来做预算可能是个比较好的方法。

希杰荣庆的预算费控基于泛微的基础模块做了部分配置和开发。采用弱管控的方式。目前主要覆盖行政和管理费用。

【小结】：泛微在预算和费控上有着多个成功的应用案例。针对公司的不同情况。采用了不同的管控方式。使各部门慢慢适应。再渐渐过度到全面预算的执行体系。

6、系统集成管理

泛微的标准集成工具即可完成OA系统、HR系统之间组织体系的集成、业务系统之间的集成。例如与资产管理系统、结算审批流程的集成。

为了方便管理层进行审批。希杰荣庆把结算流程放进了OA系统。从业务系统生成结算申请凭证。

凭证发起之后。之后的审批流就在OA系统内完成。OA审批完成后再对接到用友NC系统。生成财务系统凭证。

涉及经营层面决策分析的报表全部集成到OA系统内。通过报表门户即可查看每日报表。

【小结】：把所有工作内容装进泛微OA系统！充分发挥OA的集成效能。实现多业务系统的统一查看和审批。

7、行政采购管理

物流企业每年在行政物料、运营物料上都有大量的管理费用支出。若是没有系统化的管理。肯定会出现很多漏洞。

因此希杰荣庆搭建了采购管理系统。系统包括了具体的业务流程：

从主数据的管理、到物品的申请审批调拨、采购订单的管理、入库出库的管理和库存的管理。全面实现了系统化的管理。

刘总介绍说：该系统基于泛微二次开发平台。基本上不需要再进行代码层面的开发。只需要通过配置就能实现流程。相比较原来传统的开发模式。效率提高了一倍以上。

【小结】：泛微OA能够利用流程审批、跨平台集成、个性化建模等信息化手段打造采购管理平台。实现企业采购管理和财务管控一体化。

三、希杰荣庆5000多人实现协同管理

刘总全面总结了在项目执行和管理中的价值和经验：

系统成熟

系统应用已有两年。整个流程的管控、企业信息的传达和执行上应用都很成熟。员工目前的工作对这套系统依赖度很高。

管理复制

通过泛微OA系统可以把管理体系快速输出到各子公司。

可以让新的兄弟单位快速地熟悉工作模式、管理体系和企业文化。快速整合公司的业务管理流程。真正实现管理的复制。

流程把控

1) 把握功能和设计的力度：成立了专门的项目组。查看开发和执行过程。查找问题。解决问题。保证项目进度。

2) 把握流程的长度：流程中的节点都是由专业的人员把控。

开发效率

基于泛微的基础平台进行二次开发。正所谓“找专业的人做专业的事”。二次开发很大程度上解决了技术、效率、成本问题。

此外。今年希杰荣庆正在计划在移动端构建BI门户。

刘总最后总结到：

在物流行业中。IT部门的规模较小。从某个层面来看。IT部门是个成本中心。但从另外一个层面来看也是一个创收中心。

移动互联网时代。高效、准确、灵活是对办公管理的要求。这也是对公司能否有效利用IT手段的挑战。

泛微协助希杰荣庆建设全面的物流信息化体系。将预算管理、资产管理、采购管理等集成在统一的OA系统内；业务操作类应用以客户管理系统为中心。围绕运输操作、仓储、结算体系构成整个核心业务应用。

帮助企业降低了运营成本、提高企业的管理竞争力。

（参观希杰荣庆）

本次会议。刘总结合希杰荣庆多年来的实战经验。在精彩的案例中为冷链物流行业的信息化建设之路提供了宝贵的借鉴。为在场的物流行业代表们在自身企业的智能化管理中提供了崭新思路。

泛微将继续不断打磨协同OA软件。根据物流行业发展态势。加深物流行业不同系统间的整合。协助物流行业以精细化管理实现智能办公。

其他观点：

过去。不少物流企业已经通过ERP软件。实现了运输、财务、人事、仓储等具体业务信息化管理。其中包括仓储管理系统（WMS）、订单管理系统（OMS）、运输管理系统（TMS）、物流核算系统（BMS）等。但是。各大业务软件互相独立。具体业务信息仍然无法协作共享。这对时效至上的物流来说。仍然不属于最佳状态。

现在。可以借助OA系统打造线上统一指挥中心。一键集成各大业务系统。所有人员、物流、订单等信息可以从一个平台集中指挥管理。全面提升物流企业的反应、调配能力。

首先：建立全国协作平台。确保“快而不乱”

OA系统的协同管理能力可以帮助物流企业打造一个全国网点协作中心。办公、审批、沟通、指派任务都能在线上统一进行。

为了帮助物流行业客户更准确的把握内部管理效率。泛微以“流程、合同、项目、任务、财务、人事、报表”等功能为核心。为客户打造一个全面的办公指挥中心。全面掌控各大网点的整体办公能力。随时调整。确保快而不乱。

流程化的业务办理环境。可以记录整个物流网络中各大网点的业务处理能力。包括合同签署量、合同到款金额、流程响应效率、待办处理速度、客户关系情况等。随时分析各大网点是否达到备战管理水平。

接着：实现网点电子化管理。高效分配订单

对各大网点的承运能力进行全方位的考察和监督。是物流企业提升整体配送效率的重要一环。

1、“网点”一体化管理。掌控承运资源

掌控网点才能把握运输效率。为了满足物流行业对网点的监管需求。OA系统以项目管理为核心。通过建模为客户量身定制从“承建”到“考核/评估”的全过程网点管理系统。

结合BI报表就能为客户打造一个运营数据监管仓。通过系统就能实时监控每个网点的承单、丢单、业务占比、业绩、运输效率等情况。随时做出调控。

（业绩、揽件量、仓库使用率自动统计）

（大屏数据分析）

2、订单协同承运。提升送货速度

为了方便统一指挥资源。OA系统整合了订单管理系统、电子印章系统、库存管理系统。订单信息、承运方信息都在系统中。随时一条流程就能批量完成指派。

总部可以通过系统在第一时间监控订单派送状态：从指派承运人签署承运协议、到承运送达后收货人签收。每条订单的状态会自动更替为“已发货、承运中、已签收”状态。及时掌握送货进度。

在高密度运输情况下。即使在后台也能真实的监控每一批货物的运输情况。出现延误。及时督促进度；发现地址不明、收件人联系不上的疑难订单。随时联系商家确认正确信息。减少慌乱中的错误。确保订单有序、及时地送达。

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